(目的)

第1条　この訓令は、町長の所掌事務に係る公文書(以下「文書」という。)の管理に関し、別に定めがあるもののほか、必要な事項を定めることを目的とする。

(定義)

第2条　この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(文書取扱いの原則)

第3条　文書は、的確かつ迅速に取り扱い、常に整備しておくものとする。

(課長等の責務)

第4条　課長(参事及び出納室長を含む。以下同じ。)及び出先機関の長(以下「課長等」という。)は、課等の文書事務が常に円滑に処理されるよう留意し、所属する職員を指導しなければならない。

(文書取扱担当者)

第4条の2　課長等の文書事務を補佐するため、課等に文書取扱主担当者及び副担当者を置く。

(文書取扱担当者会議)

第4条の3　総務課長は、必要があるときは、文書取扱担当者会議を招集し、文書取扱事務に関する連絡調整を図るものとする。

(到達文書の処理)

第5条　町に到達した文書は、総務課長が受領し、課等に直接到達したものにあっては、当該課長等が受領するものとする。

(書留等の受領)

第6条　総務課長は、書留、簡易書留、現金書留その他の特殊郵便物を受領したときは、書留等配布簿(別記様式第1号)に登載し、配布先を所管する課長の受領印を徴するものとする。

(文書の収受)

第7条　課長等は、文書の配布を受け、又は直接受領したときは、当該文書を開封し、収受すべきものは、収受印(別記様式第2号)を押印し、文書管理システムにより収受の登録をした後、当該文書に係る事務を所管する係に配布するものとする。ただし、軽易又は定例的で、相当数を一度に受領する文書で別に受領が記録される場合については、文書管理システムによる収受の登録を省略することができる。

(報告)

第8条　次に掲げる文書については、文書管理システムから出力した報告書用紙(別記様式第4号)による処理により、上司及びその内容に関係のある課等に報告しなければならない。

(文書の起案)

第9条　行政機関として意思決定を要する文書については、文書管理システムから出力した回議書用紙(別記様式第6号)により起案しなければならない。ただし、別に定めのあるものについては、この限りでない。

(回議)

第10条　回議書は、当該事案を主管する係長から順次上司の回議を経て、決裁権限を有する者の決裁を受けるものとし、回議を受けるものが不在のときは「不在」、事後閲覧に供しようとするときは「後閲」と決裁欄にそれぞれ表示するものとする。

(合議)

第11条　起案の内容について他の課等の承認、確認等の必要があるときは、当該承認、確認等の権限を有する者に合議をしなければならない。

(代決)

第12条　倶知安町事務決裁規程(平成15年倶知安町訓令第7号)第7条の規定に基づく代決を行うときは、決裁欄の左肩に「代」と小書きし、当該代決をした者の押印の下に「後閲」と表示するものとする。

(文書の名義)

第13条　法令の規定により権限を行使するための文書は、権限を有する者の名で施行しなければならない。

(文書の記名)

第14条　前条の規定により施行する文書(以下「施行文書」という。)の記名は、当該職及び氏名を表示するものとする。ただし、同条第2項の規定により施行する文書は、氏名を省略することができる。

(連絡先の表示)

第15条　施行文書のうち送付を要するものには、本文の末尾に当該文書を所管する課等及び係名を連絡先として表示するものとする。

(記号及び番号)

第16条　施行文書には、記号及び番号を付さなければならない。ただし、軽易な文書については、この限りでない。

(公印の押印)

第17条　施行文書には、公印を押印しなければならない。ただし、次に掲げるものについては、公印の押印を省略することができる。

(文書の発送)

第18条　文書の発送は、最も経済的な方法によらなければならない。

(公布及び告示等を要する文書の取扱い)

第19条　法規文書のうち公布又は告示等を要する文書については、その手続を総務課において行う。

(文書の分類及び保存年限)

第20条　文書の保存年限は、当該文書の完結した日の属する年の翌年の1月1日、又は完結した日の属する年度の翌年度の4月1日から起算して、30年、10年、5年、3年、1年に分類するものとする。

(文書の整理)

第21条　文書は、必要に応じて誰でもすぐに取り出せるように、前条第3項に規定する分類基準表に基づき、文書管理システムから出力した背表紙(別記様式第11号)を貼付して、ファイルにとじて整理しなければならない。

(文書の保管等)

第22条　完結した文書は、課等において、完結した日の属する年の翌年又は当該年度の翌年度の終了の日まで、執務室内で保管するものとする。

第23条から第26条まで　削除

(文書の保存)

第27条　課長等は、第22条の規定により課等において1年間の保存が終了した文書のうち、保存年限が30年、10年、5年及び3年の文書については、毎年度9月末までに書庫の所定の書架に保存しなければならない。

第28条　削除

第29条　削除

(廃棄の手続)

第30条　課長等は、保存期間の満了した保存文書については、当該満了した翌年度の5月中において総務課長が別に指示する日までに、文書管理システムにより出力された廃棄候補リスト(別記様式第12号)により廃棄するものとする。

(保存年限の延長)

第31条　課長等は、前条の規定にかかわらず、保存期間が満了した文書で引き続いて保存の必要があるものについては、保存年限を1年を単位として必要と認める期間延長することができる。

(廃棄の方法)

第32条　課長等は、廃棄する文書のうち、他に内容を知られることにより支障があると認められるものは、裁断、溶解、焼却その他適切な方法により処理しなければならない。

第33条　削除

(書庫の管理)

第34条　書庫は、総務課において管理しなければならない。

(書庫内の整理及び保全)

第35条　総務課長は、書庫内の整理について常に意を用いるとともに、文書の損傷防止のため、書庫内の通気、防湿、防火に努めなければならない。

(電子計算組織上の文書の取扱い)

第36条　電子計算機による処理に使用する磁気テープ、磁気ディスク等に記録、保存されている電子計算組織上の文書の取扱いについては、この訓令によるほか、倶知安町電子計算組織の管理及び運営に関する規程(平成14年倶知安町訓令第7号)による。

(電子メールの利用)

第37条　課長等は、この訓令による公文書の管理に関する事項のうち、文書の収受及び施行に係るものについては、庁内LANシステム及び接続パソコンの管理運営に関する要領(平成16年倶知安町要領第1号)第2条第5号に掲げるパソコン(以下「パソコン」という。)により電子メールを利用することができる。

(電子メールの収受)

第38条　課長等は、パソコンで電子メールを利用して受信した文書(第3項に規定する文書を除く。)を速やかに紙に出力しなければならない。

(電子メールの送信)

第39条　電子メールを利用して文書を送信する相手方は、当該電子メールで送信しようとする文書に関し、電子メールを利用して施行することについて同意を得た者とする。

(出先機関の特例)

第40条　出先機関における文書の管理については、原則としてこの訓令によるものとするが、この訓令によりがたいときは、当該出先機関の長の定めるところによる。

(雑則)

第41条　この訓令に定めるもののほか、文書の管理について必要な事項は、総務課長の定めるところによる。